Menjadi Master Planning

Sumber gambar : www.unitymanagement.com.au

Bekerja di bagian PPIC  (Production Planning & Inventory Control) , adalah salah satu bagian penting / vital / central dari lini perusahaan / plant, dengan tidak mengesampingkan fungsi penting bagian lain. Perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan baku (raw material), penjadwalan, mengerti akan kapasitas operational, controlling stock dan inventory cost, merupakan dasar  yang harus dikuasai seorang master planning untuk bisa mensuply kebutuhan sales & marketing akan ketersediaan produk.

Jika diibaratkan sales & marketing sebagai prajurit terdepan saat perang, maka anda yang bekerja di bagian support lini belakang (di balik layar) juga tidak kalah memainkan peran penting. Bagaimana mungkin para prajurit perang akan meraih kemenangan hanya dengan modal semangat, tanpa disuplai amunisi dan logistik yang memadai, itulah tugas anda.

Oleh karenanya diperlukan koordinasi yang solid, efisien, terarah, dan tentunya ditunjang oleh system informasi yang terintegrasi mulai dari informasi delivery, produksi, pembelian bahan baku, kondisi stok, dan tentunya strategy dan target yang harus marketing drive .

Kali ini saya coba dengan pengetahuan yang saya punya, bagaimana cara membuat master planning sederhana yang melibatkan unsur sales plan, perencanaan produksi, dan perencanaan pengadaan bahan baku.  

Master planning tidak akan jauh dari pengolahan data. Ada berbagai macam software yang dapat menunjang kegiatan PPIC/master planning anda dalam pengolahan data. Namun, disini saya coba membuatkan draft / contohnya dalam Ms. Excell untuk term 1 tahun periode. Ya Excell bagi saya merupakan software yang powerful  dan sangat fleksibel untuk pengolahan data.

Berikut tahapan pembuatan master planning :

1. Sales Plan / Delivery target

Sales Plan / rencana penjualan / sales target, adalah hal utama yang harus ada, karena sales plan ini yang akan men-drive bagaimana operational plant anda akan berlangsung.

Data sales plan/ sales target, anda bisa memintanya dari Dept Sales & Marketing, bagaimana forecastnya, apakah ada perubahan target, apakah ada rencana launching produk baru, bagaimana kondisi pasar, anda mesti dapat data itu.

Jika pihak sales masih belum lengkap  memberikan data, anda bisa membuat proyeksi sendiri, dengan mengambil data dan menganalisa histrori sales, mempertimbangkan peak season. Umumnya satu atau 2 bulan sebelum lebaran / tahun baru, sales akan meningkat, dan kemudian akan menurun setelah lewat lebaran/tahun baru.

Bisa juga anda menggunakan berbagai metode forecast yang ada sebagai pertimbangan. Namun secara pribadi saya jarang sekali mempraktekkan metode/ teori  forecast yang ada,  lebih suka cara simple menganalisa pola delivery dan rata-ratanya.

Bagian ini menurut saya adalah bagian yang paling sulit, karena apa ? Adakalanya trend pasar yang sangat fluktuatif, tingkat kompetisi yang ketat, menyebabkan apa yang sudah direncanakan  diawal bisa berubah mengikuti actual penjualan. Target delivery yang sudah ditetapkan pun bisa meleceng jauh jika analisa pasar keliru. Jadi fokuskan ke tahapan ini, jika proses ini sudah smooth, maka proses selanjutnya akan lebih mudah dikelola.

2.   Penentuan rata-rata delivery dan rata –rata produksi

Disesuaikan dengan target delivery, target produksi dan jumlah hari kerja. Disini saya anggap hari minggu dan hari libur nasional stop produksi dan delivery. Namun hal ini perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan  maupun perhitungan kapasitas produksi yang ada apakah cukup dengan mengambil libur di hari minggu/hari libur nasional, dan hitungan overtime tenaga kerja. Ada banyak factor yang mesti dipertimbangkan.

3. Production Master Planning

Anda bisa menjadwalkan produksi terhadap kondisi stok produk / finished goods dan rate delivery aktual. Buatlah kebijakan minimal stock / buffer stock / safety stock sebagai antisipasi jika ada lonjakan delivery, trouble mesin ataupun keterlambatan material.

Silahkan ditentukan dan disesuaikan, misal : min stock produk harus cukup untuk kebutuhan 3 hari delivery.
Perhatikan pula inventory cost dan efektif turn over-nya. Stok tinggi bukan berarti produk akan sangat aman karena mampu memenuhi semua permintaan marketing, namun ada nilai uang yang lambat diputar disitu, biaya penyimpanan tinggi, dan kemungkinan stok menjadi usang / obsolete / rusak dalam jangka waktu tertentu jika delivery tidak tercapai,  menjadi potensi tambahan cost di kemudian hari. 

  

4.       Pembuatan BOM            

BOM atau Bill Of Material, adalah formula atau komponen  atau material apa saja untuk membuat tiap produk dengan tepat dan detil. Di dalam tiap BOM sendiri  juga bisa berisi BOM produk yang lain. Dalam hal ini, anda bisa melakukan koordinasi dengan bagian R & D.

5   5. Raw Material Requirement

Kebutuhan material dihitung dari kebutuhan untuk produksi harian dan BOM.  Perhatikan juga raw material requirement yang membutuhkan lead time dari tiap BOM.

6    6. Raw Material Schedulling

Langkah selanjutnya adalah membuat Raw Material Schedulling. Anda perlu melihat :

a.       Kondisi stok dan estimasi stok

b.      Min stok, misal stok harus cukup untuk kebutuhan 1 minggu produksi

c.       Jadwal kedatangan material, contoh :  saat stok sudah sama atau mendekati min stok ( 1 minggu produksi), material harus datang.

Petimbangkan lead time pembelian, kalau lead time 2 minggu, maka anda harus order 2 minggu sebelumnya.

Kalau ingin mudah dan mendapat harga lebih murah, anda bisa order sekaligus untuk misal kebutuhan produksi 3 bulan kedepan, dan kemudian kedatangan kita atur setiap seminggu sekali, atau menyesuaikan dengan kapasitas gudang simpan.

Silahkan buka tautan ini untuk download master planning Exell saya : Master Planning

Semoga manfaat...

Salam Aa-Vyp