Pentingnya Membuat Simulasi Sales Target

Jika Anda bertugas di PPIC (Production Planning & Inventory Control), pernahkah anda diminta membuatkan simulasi sales target dan bagaimana kondisi kecukupan materialnya, terutama material yang membutuhkan lead time pembelian panjang, dan apakah space gudang yang tersedia mencukupi.

Sebaiknya anda menyiapkan tool dulu, sebelum dalam sebuah meeting di depan Senior Manager dan Director diminta membuat segera simulasi dan ditungguin saat itu juga. Jika belum siap, tentunya anda akan sedikit grogi dan terburu-terburu, yang bisa berakibat fatal anda salah hitung hasil dan informasi. Bagaimana jika kesalahan hitung ini kemudian dijadikan sebagai dasar keputusan management. 

Tentunya anda tidak mau digantung bukan ?, he…he…
Begitu juga saya, yang bertugas di bagian PPIC di sebuah industry flour mill. Dengan amanah yang besar, saya harus memperhitungkan pengadaan gandum yang harus diimpor dalam jumlah ribuan ton sekali kedatangan dengan kapal. Proses pengadaan gandum sedikit rumit, tidak bisa besok minta, lantas minggu depan datang.

Proses penjadwalan gandum harus disiapkan dalam jangka panjang setidaknya selama setahun. Setiap memasuki pertengahan tahun, saya mulai menyiapkan penjadwalan gandum sampai pertengahan tahun depan. Dengan memberi gambaran pengadaan gandum jangka panjang, management bisa membuat dan memutuskan strategi-strategi yang diperlukan.

Titik kritis pengadaan gandum adalah ketepatan sales target yang diberikan oleh sales dan marketing dept. Sebagai seorang PPIC gandum, saya harus bisa memberi gambaran atau warning ke management dengan membuat simulasi-simulasi apa yang akan terjadi jika realisasi pencapaian sales tidak tercapai, atau melebihi target atau komposisi produknya berubah, sehingga mempengaruhi pola kedatangan, quantity dan jenis gandum yang harus diorder. 

Dari sales target ini, kemudian dikonversikan menjadi kebutuhan gandum (wheat requirement) dan material-material lain sesuai dengan BOM (Bill Of Material) yang ditentukan.

Saat sales melebihi target, maka resiko yang harus dihadapi adalah akan terjadi kekurangan (shortage) gandum, kebalikannya saat sales target yang tidak tercapai, ada resiko kelebihan (excess) stok gandum dan potensi demmurage karena tidak tersedianya cukup silo (warehouse untuk menyimpan gandum) di saat kedatangan gandum, yang nilainya tidak sedikit. Demmurage adalah pengenaan biaya / charge tambahan dari maskapai pelayaran/agent terhadap penambahan waktu dari pemakaian / pengembalian / penahanan container digunakan oleh pihak penyewa.

Adanya simulasi sales target seperti ini, kita bisa memberi informasi batasan berapa prosentase maximum sales target berubah, supaya tidak mengganggu pengadaan gandum, terutama yang sudah kontrak order.
Jika belum mempunyai tool ERP yang canggih untuk membuat simulasi-simulasi, anda bisa menggunakan simulasi dengan Excell.

Saya berikan contoh sederhana.

Misal sales target memiliki master target (original target), dan kemudian anda membuatkan simulasi jika komposisi product category berubah dan atau quantitynya berubah. Perubahan ini berdasarkan perhitungan prorata.

Ini contoh master sales target

Ini contoh simulasi dengan mengubah komposisi category 

produk :

Dan ini sales target setelah direvisi percentase quntitynya. Anda juga bisa memanfaatkan fasilitas goal seek di Excel

Untuk detail silahkan download excel di tautan berikut.

Yang saya sampaikan diatas adalah hal-hal yang relative masih simple. Anda bisa kembangkan sesuai dengan kebutuhan, terutama jika varian produk yang anda kelola puluhan, ratusan bahkan ribuan, dan dicombine dengan misal nilai uangnya.

Semoga bermanfaat.